Politique de confidentialité

VetiA accorde une importance fondamentale à la protection des données personnelles de ses utilisateurs et de leurs clients. La présente politique décrit comment nous collectons, utilisons et protégeons vos données, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD, Règlement UE 2016/679) et à la loi Informatique et Libertés modifiée.

1. Responsable de traitement et sous-traitance

Vétérinaire / Cabinet est le responsable de traitement des données patients (animaux) et clients (propriétaires) saisies dans le Service.

Sébastien Maira, entrepreneur individuel exerçant sous la marque VetiA(ci-après « VetiA ») agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Un Data Processing Agreement (DPA) encadre cette relation ; il est consultable en ligne à l'adresse /legal/dpa.

Le traitement des données du propriétaire par le vétérinaire repose sur l'exécution du contrat de soins et sur les obligations légales du vétérinaire (tenue du dossier médical, ordonnances). Le consentement du propriétaire n'est requis que pour la transcription vocale de la consultation (cf. art. 6) et pour les communications non liées aux soins.

2. Catégories de données collectées

• Données du vétérinaire utilisateur: identité, email, numéro d'Ordre, cabinet de rattachement, identifiants de connexion.
• Données patients (animaux): nom, espèce, race, âge, poids, antécédents, consultations, examens, prescriptions. Ces données ne constituent pas des données de santé au sens du RGPD (l'animal n'est pas une personne physique) mais sont traitées avec la même rigueur de sécurité.
• Données clients (propriétaires) : nom, prénom, téléphone, email, adresse postale. Ces données sont des données personnelles au sens du RGPD.
• Données techniques: adresse IP, type de navigateur, horodatage des connexions, logs d'activité de sécurité.

3. Finalités du traitement

• Fournir le service d'assistance clinique au vétérinaire
• Générer des diagnostics, traitements, comptes-rendus assistés par IA
• Permettre le partage de documents avec le client via le portail Family
• Assurer la sécurité et la traçabilité des actions sur la plateforme
• Répondre aux obligations légales et réglementaires

4. Bases légales

• Exécution du contrat : fourniture du Service au vétérinaire ; exécution du contrat de soins pour les données du propriétaire
• Intérêt légitime : sécurité, prévention de la fraude
• Consentement : transcription vocale de la consultation ; portail Family (le client consent à l'ouverture) ; communications non liées aux soins
• Obligation légale : conservation comptable, fiscale, déontologique

5. Sous-traitants ultérieurs

VetiA fait appel à des sous-traitants ultérieurs pour fournir certaines composantes techniques du Service. Tous opèrent sous DPA conforme au RGPD :

• Supabase Inc.: Hébergement de la base de données et du stockage de fichiers, région Londres (eu-west-2, Royaume-Uni). Le Royaume-Uni bénéficie d'une décision d'adéquation de la Commission européenne : le transfert y est licite sans garantie supplémentaire. Chiffrement au repos et en transit.
• Vercel Inc. (États-Unis): Hébergement de l'application web et exécution des traitements serveur. Transferts encadrés par les Clauses Contractuelles Types (CCT 2021) intégrées au Data Processing Agreement de Vercel.
• Anthropic PBC (États-Unis): Fournisseur du modèle d'IA (Claude), sous-traitant ultérieur de VetiA. Les données envoyées au modèle sont les informations cliniques de l'animal (espèce, race, âge, sexe, poids, anamnèse, examen clinique, antécédents, images médicales) ; les coordonnées du propriétaire (téléphone, adresse, email) ne sont pas transmises. Anthropic conserve les requêtes et réponses pendant une durée limitée (30 jours maximum) à des fins de sécurité et de conformité, puis les supprime. Ces données ne sont pas utilisées pour entraîner ses modèles. Un cache technique éphémère (moins d'une heure) est utilisé pour réduire les coûts et la latence. Les transferts vers les États-Unis sont encadrés par les Clauses Contractuelles Types (CCT 2021) de la Commission européenne, intégrées au Data Processing Agreement d'Anthropic.
• Resend Inc. (États-Unis): Envoi des emails transactionnels (invitations au portail Family, notifications de messagerie). Reçoit l'adresse email et le nom du destinataire, le nom de l'animal et un court extrait du message pour les notifications de messagerie. Transferts encadrés par les Clauses Contractuelles Types (CCT).
• Sentry (Functional Software, Inc.): Supervision technique et détection des erreurs applicatives, région Union européenne (Allemagne). Erreurs techniques uniquement, sans données personnelles par défaut : les cookies, en-têtes, adresses IP et emails sont filtrés avant transmission, et les erreurs métier attendues sont exclues.

6. Reconnaissance vocale (dictée et transcription de consultation)

VetiA propose des fonctions de saisie vocale : la dictée des champs cliniques, et la transcription assistée de la consultation(« scribe ») destinée à pré-remplir le dossier à partir de l'échange entre le vétérinaire et le propriétaire.

Ces fonctions reposent sur le moteur de reconnaissance vocale intégré au navigateur(Web Speech API). Selon le navigateur utilisé, l'audio capté par le microphone peut être transmis aux serveurs de l'éditeur du navigateur (Google pour Google Chrome, Apple pour Safari) afin d'être converti en texte. Ce traitement intervient au niveau du navigateur, échappe au contrôle de VetiA et relève de la politique de confidentialité de l'éditeur du navigateur. L'utilisateur qui souhaite l'éviter peut ne pas recourir à ces fonctions ou utiliser un navigateur ne procédant pas à un envoi distant.

VetiA n'enregistre, ne stocke et ne conserve aucun fichier audio. Seule la transcription texte est traitée. Pour la dictée, le texte alimente directement le champ concerné. Pour le scribe, la transcription est transmise au modèle d'IA (Anthropic, cf. art. 5) afin d'en extraire les éléments cliniques ; elle n'est pas conservée, et seuls les champs que le vétérinaire valide et enregistre dans le dossier sont stockés.

Consentement du propriétaire : la transcription d'une consultation, qui peut capter la voix du propriétaire, n'est proposée qu'après recueil de son consentement, matérialisé par une case à cocher avant tout démarrage. Le vétérinaire, responsable de traitement, doit informer le propriétaire et recueillir ce consentement préalable ; à défaut, la fonction ne doit pas être utilisée. La base légale de la captation de la voix du propriétaire est le consentement(art. 6.1.a RGPD) ; la dictée par le vétérinaire de ses propres notes relève de l'exécution du contrat.

7. Transferts hors Union européenne

La base de données et les fichiers sont hébergés par Supabase en région Londres (eu-west-2, Royaume-Uni). Le Royaume-Uni bénéficie d'une décision d'adéquation de la Commission européenne : le transfert y est licite sans garantie supplémentaire.

L'application est hébergée et exécutée par Vercel Inc. (États-Unis), et les requêtes d'inférence envoyées au modèle d'IA (Anthropic, États-Unis) contiennent les informations cliniques de l'animal, sans les coordonnées du propriétaire. Ces transferts sont encadrés par les Clauses Contractuelles Types (CCT / SCC 2021)de la Commission européenne, intégrées aux Data Processing Agreements de Vercel et d'Anthropic. Anthropic conserve les requêtes et réponses pendant une durée limitée (30 jours maximum) à des fins de sécurité et de conformité, puis les supprime ; ces données ne sont pas utilisées pour entraîner ses modèles.

Mode hors-ligne : en l'absence de réseau, des données de dossier peuvent résider en clair sur le terminal du vétérinaire jusqu'à la synchronisation. Le vétérinaire est invité à protéger son appareil (verrouillage d'écran, chiffrement du disque).

8. Durée de conservation

Les données sont conservées pour la durée strictement nécessaire aux finalités décrites, puis archivées ou supprimées :

• Dossiers médicaux des animaux et comptes-rendus : conservés pendant toute la relation de soin, puis archivés 5 ans après la dernière consultation (alignement sur le délai de prescription civile et la responsabilité professionnelle).
• Ordonnances et données de traçabilité du médicament : conservées 5 ans au titre des obligations de traçabilité du médicament vétérinaire.
• Données clients (propriétaires): conservées tant que le client a au moins un animal suivi actif, puis supprimées ou anonymisées dans le même délai d'archivage que les dossiers associés.
• Compte vétérinaire : conservé tant que le compte est actif. Après résiliation, les données sont supprimées sous 30 jours, hors données soumises à conservation légale (dossiers, ordonnances).
• Logs techniques et de sécurité (connexions, accès) : conservés 12 mois maximum.
• Requêtes envoyées à l'IA: conservées par Anthropic pendant 30 jours maximum à des fins de sécurité et de conformité, puis supprimées ; non utilisées pour l'entraînement des modèles. Seuls les résultats que vous choisissez d'enregistrer sont stockés dans le dossier.

Ces durées sont indicatives et seront confirmées par le Conseil régional de l'Ordre des vétérinaires compétent. Le cabinet, responsable de traitement, peut définir des durées plus longues si une obligation légale l'impose.

9. Droits des personnes concernées

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès à vos données
• Droit de rectification
• Droit à l'effacement (sous réserve d'obligations légales de conservation)
• Droit à la limitation du traitement
• Droit à la portabilité (export CSV / PDF de vos données)
• Droit d'opposition
• Droit de définir des directives post-mortem

Pour exercer ces droits : sebastien.maira@gmail.com. Un retour sous 30 jours.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), www.cnil.fr.

10. Sécurité

• Chiffrement TLS 1.2 ou supérieur pour tous les transits
• Chiffrement au repos sur la base de données et le stockage
• RLS (Row Level Security) PostgreSQL pour cloisonner les cabinets
• Authentification par mot de passe, avec double authentification (2FA par application TOTP) activable en option par chaque utilisateur dans ses réglages
• Mise à jour régulière des dépendances et plan de réponse aux incidents
• Sauvegardes régulières de la base de données
• Notification au cabinet de toute violation de données au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance

11. Cookies

VetiA utilise uniquement des cookies strictement nécessaires au fonctionnement (session, préférences). Aucun cookie analytique ou publicitaire n'est déposé. Aucun consentement explicite n'est requis pour ces cookies fonctionnels.

12. Délégué à la Protection des Données (DPO)

VetiA n'a pas désigné de Délégué à la Protection des Données : la désignation n'est pas obligatoire au regard de l'article 37 du RGPD (l'activité n'implique pas de suivi systématique à grande échelle, ni de traitement à grande échelle de données sensibles au sens de l'art. 9). Cette analyse est revue régulièrement et un DPO sera désigné si l'activité l'exige.

Pour toute question relative à la protection des données ou pour exercer vos droits, contactez le point de contact RGPD : sebastien.maira@gmail.com.

13. Contact

Pour toute question sur cette politique ou sur le traitement de vos données : sebastien.maira@gmail.com.